Xã Đại Sơn tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão năm 2026
Nhằm chủ động phòng ngừa, hạn chế thấp nhất thiệt hại do mưa bão, ngập úng, sét đánh, cháy nổ và các yếu tố thiên tai có thể ảnh hưởng đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ, UBND xã Đại Sơn đã ban hành văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão năm 2026.
Theo đó, UBND xã yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ; chủ động rà soát, xây dựng và bổ sung phương án phòng, chống thiên tai, phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đối với khu vực lưu trữ tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
Các đơn vị cần khẩn trương kiểm tra hiện trạng phòng làm việc, phòng lưu trữ, kho lưu trữ; kịp thời phát hiện và khắc phục các vị trí có nguy cơ dột, ngấm nước, mất an toàn điện hoặc những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ phải được sắp xếp khoa học trên giá, tủ, kệ, bảo đảm khoảng cách an toàn với nền nhà, tường và cửa sổ; tuyệt đối không để tài liệu trực tiếp dưới nền hoặc tại những vị trí có nguy cơ ngập úng, thấm dột.
Đồng thời, các cơ quan, đơn vị cần chủ động che chắn, kê cao hoặc di chuyển hồ sơ, tài liệu đến nơi an toàn khi có dự báo mưa lớn, bão hoặc ngập úng; thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, chống sét, thoát nước, cửa kho, cửa sổ nhằm bảo đảm điều kiện lưu trữ an toàn. Trên cơ sở điều kiện thực tế, các đơn vị chủ động bố trí kinh phí để sửa chữa, cải tạo nơi lưu trữ và bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ theo quy định.
Bên cạnh các giải pháp về cơ sở vật chất, UBND xã yêu cầu tăng cường tuyên truyền, phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về trách nhiệm bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; nâng cao ý thức phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các nguy cơ có thể gây mất an toàn đối với tài liệu.
Các cơ quan, đơn vị cũng cần thường xuyên theo dõi thông tin dự báo, cảnh báo thời tiết trên các phương tiện thông tin đại chúng để chủ động triển khai các biện pháp ứng phó, bảo đảm an toàn tuyệt đối đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống.
Đối với Văn phòng HĐND và UBND xã, UBND xã giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản an toàn toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được các xã trước khi sắp xếp đơn vị hành chính bàn giao; tổ chức sắp xếp, bảo quản đúng quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra điều kiện bảo quản, chủ động tham mưu UBND xã các giải pháp bảo đảm an toàn kho lưu trữ; đề xuất sửa chữa, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị khi cần thiết và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng quy định về công tác lưu trữ.
Trong trường hợp xảy ra mưa bão, ngập úng, cháy nổ hoặc các sự cố khác ảnh hưởng đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị phải khẩn trương triển khai các biện pháp xử lý tại chỗ nhằm hạn chế thấp nhất thiệt hại, đồng thời báo cáo ngay về UBND xã (qua Văn phòng HĐND và UBND xã) để tổng hợp, tham mưu phương án xử lý theo quy định.
Việc tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần bảo vệ nguồn tài liệu có giá trị phục vụ công tác quản lý nhà nước mà còn bảo đảm tính liên tục, hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhất là trong bối cảnh mùa mưa bão năm 2026 được dự báo còn diễn biến phức tạp. UBND xã Đại Sơn đề nghị các cơ quan, đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện, góp phần bảo vệ an toàn tài sản, hồ sơ, tài liệu và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn xã.